การจัดทำรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ (Specification: SPEC)

เนื้อหา
1. Spec คืออะไร
       Spec (Specification) หรือ รายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ หมายถึง การกำหนดรายละเอียดคุณสมบัติ ลักษณทางเทคนิค มาตรฐานและเงื่อนไขต่าง ๆ ของพัสดุที่หน่วยงานมีความประสงค์จะจัดซื้อจัดจ้างเพื่อให้ได้พัสดุที่ตรงตามความต้องการตามความต้องการและเหมาะสมกับการใช้งานและเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
       การจัดทำรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ (Specification: SPEC) เป็นขั้นตอนสำคัญของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ เนื่องจากเป็นการกำหนดคุณสมบัติ ลักษณะทางเทคนิค มาตรฐาน และเงื่อนไขของพัสดุให้สอดคล้องกับความจำเป็นและวัตถุประสงค์การใช้งานของหน่วยงาน การจัดทำ SPEC ที่ชัดเจนและเหมาะสมจะช่วยให้ได้พัสดุที่มีคุณภาพ ตรงกับความต้องการใช้งาน คุ้มค่ากับงบประมาณ 

2. ความสำคัญของ Spec
    ได้พัสดุตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน เป็นแนวทางให้ผู้เสนอราคาจัดทำข้อเสนอได้ถูกต้อง และช่วยให้การตรวจรับพัสดุเป็นไปอย่างถูกต้องตาม Spec ที่กำหนด

3. ขั้นตอนการจัดทำรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ
     3.1 สำรวจและรวบรวมความต้องการ ผู้ต้องการใช้งานพัสดุระบุวัตถุประสงค์ของการนำพัสดุไปใช้ ตรวจสอบความจำเป็นในการใช้งาน ปริมาณพัสดุเดิม 
    3.2 ศึกษาข้อมูลและคุณลักษณะของพัสดุ
         - ศึกษาข้อมูลจากแค็ตตาล็อก เว็บไซต์ผู้ผลิต เอกสารทางเทคนิค หรือแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้
         - เปรียบเทียบคุณลักษณะจากหลายแหล่ง โดยคำนึงถึงมาตรฐาน คุณภาพ และความเหมาะสมตามวัตถุประสงค์การใช้งาน

    3.3 กำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ
         - ระบุชื่อพัสดุ ประเภท ขนาด วัสดุ คุณสมบัติทางเทคนิค และมาตรฐานที่จำเป็น
         - กำหนดจำนวน หน่วยนับ เงื่อนไขการส่งมอบ การรับประกัน หรือบริการหลังการขายเท่าที่จำเป็น
         - ใช้ถ้อยคำชัดเจน วัดผลหรือพิสูจน์ได้ และสอดคล้องกับการใช้งานจริง

    3.4 ตรวจสอบความถูกต้อง
         - ตรวจสอบว่ารายละเอียดครบถ้วน เหมาะสมกับความจำเป็นตามวัตถุประสงค์การใช้งาน และงบประมาณ
         - ตรวจสอบว่าไม่กำหนดคุณลักษณะเพื่อกีดกันการแข่งขันหรือเอื้อประโยชน์แก่ผู้ประกอบการรายใด
         - พิจารณาว่าสามารถตรวจสอบคุณสมบัติและตรวจรับพัสดุได้จริง
         - จัดทำเอกสาร SPEC ฉบับสมบูรณ์ ผู้จัดทำลงนามในเอกสารทุกแผ่น

4. ข้อควรระวังในการจัดทำ SPEC
         - ห้ามระบุเจาะจงยี่ห้อ หรือรุ่น : ห้ามกำหนดสเปกให้ใกล้เคียงหรือเฉพาะเจาะจงกับยี่ห้อใดนยี่ห้อหนึ่ง หรือของผู้ขายรายใดรายหนึ่ง (ยกเว้นกรณีจำเป็นจริงๆ เช่น เป็นพัสดุที่ต้องใช้อะไหล่ของยี่ห้อนั้น หรือมีผู้ผลิตรายเดียว ซึ่งต้องมีเหตุผลและเอกสารรับรองชัดเจน)
         - ไม่กำหนดคุณลักษณะเกินความจำเป็น หรือเฉพาะเจาะจงจนจำกัดการแข่งขัน
         - ห้ามกำหนดประเทศหรือทวีปผู้ผลิต: ห้ามบังคับว่าต้องผลิตจากประเทศใดประเทศหนึ่งหรือทวีปใดทวีปหนึ่ง
         - ห้ามกีดกันสินค้าไทย : ห้ามกำหนดรายละเอียดที่จงใจกีดกันไม่ให้ผู้ผลิต หรือผู้ประกอบการในประเทศไทยเข้าเสนอราคาได้ 

5. เทคนิคการปฏิบัติงาน
         - ตรวจสอบพัสดุเดิม หรือตัวอย่างจริงก่อนกำหนดคุณลักษณะ
         - เปรียบเทียบข้อมูลจากหลายแหล่งและเก็บหลักฐานอ้างอิงไว้ประกอบการจัดทำ
         - จัดเก็บ SPEC ที่เคยจัดทำเป็นฐานข้อมูล และทบทวนให้เหมาะสมกับการจัดซื้อ/จัดจ้างแต่ละครั้ง
         - ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งให้เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการ

 6. ข้อควรระวังในการจัดทำ
         - ห้ามระบุเจาะจงยี่ห้อหรือรุ่น: ห้ามกำหนดสเปกให้ใกล้เคียงหรือเฉพาะเจาะจงกับยี่ห้อใดนยี่ห้อหนึ่ง หรือของผู้ขายรายใดรายหนึ่ง (ยกเว้นกรณีจำเป็นจริงๆ เช่น เป็นพัสดุที่ต้องใช้อะไหล่ของยี่ห้อนั้น หรือมีผู้ผลิตรายเดียว  ซึ่งต้องมีเหตุผลและเอกสารรับรองชัดเจน)
         - ห้ามกำหนดประเทศหรือทวีปผู้ผลิต: ห้ามบังคับว่าต้องผลิตจากประเทศใดประเทศหนึ่งหรือทวีปใดทวีปหนึ่ง
         - ห้ามกีดกันสินค้าไทย: ห้ามกำหนดรายละเอียดที่จงใจกีดกันไม่ให้ผู้ผลิตหรือผู้ประกอบการในประเทศไทยเข้าเสนอราคาได้ 

เอกสารอ้างอิง
1. พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560.
2. ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560.
3. กรมบัญชีกลาง. หนังสือเวียนและแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ.